Resepsiyonist

İş Tanımı

İşin Ana Amacı  : Misafirlerin otele gelişinden ayrılışına kadar, kalış süresi boyunca misafirin kayıt işlemlerini yapmak, bilgilendirmek, tüm istek ve işlemlerini yerine getirmek.

 Başlıca Görevler ve Temel Sorumluluklar:

1. Rezervasyonlu veya rezervasyonsuz gelen misafirleri nazikçe ve güler yüzle karşılayıp onların eksiksiz şekilde kayıtlarını ve otele giriş işlemlerini tamamlar. 
2. Misafirlerin Check Out, Hesap Kapatma ve Fatura kesme işlemlerini prosedürlere uygun olarak yapmak.
3. Adisyonların düzenli olarak tutulması ve pitlere dağıtılmasını sağlamak.
4. Döviz bozmak ve döviz bozdurma taleplerini yerine getirmek.
5. Misafirlere daima nazik ve etkili bir servis sağlamak, otel aktiviteleri ve olanakları (restaurant,vs.) hakkında bilgilendirmek.
6. Bir önceki ve bir sonraki shift(vardiya) ile ilgili bilgi alışverişinin tam ve sağlıklı olarak yapmak.
7. Acil ulaşılması gereken numaralara tam hakim olarak, gerektiğinde adreslere de en kısa sürede ulaşılmasını sağlamak. Yangın alarmı ve bomba ihbarı gibi durumlar ile ilgili talimat ve prosedürleri takip etmek ve uygulamak.
8. Tüm oda tipleri, fiyatları, promosyonlar, otel içi servis birimleri ve şehir hakkında tam bilgiye sahip olmak.
9. Gerekli durumlarda rezervasyon yapma ve değiştirme konusunda bilgi sahibi olmak.
10. Misafirlere gelen mesaj ve faksları iletmek.
11. Misafirlere otel içinde yol göstermek.
12. Kat Hizmetleri ile değişiklikleri, istekleri ve o anki oda durumlarını görüşmek.
13. Misafirler ve diğer bölümler arasındaki bilgi akışını sağlamak.
14. Günün veya vardiyasının sonunda tüm Ön Büro raporlarını dosyalamak.
15. Tüm misafir bilgilerini kayıt formundan bilgisayara geçirmek.
16. Ön Büro alanlarını temiz ve düzenli tutmak, bunun için boş zamanlarını verimli kullanır.
17. Yüksek fiyatlı odaların satışını teşvik etmek.
18. Otelin kredi kural ve kaideleri konusunda eksiksiz bilgiye sahip olmak ve bunları uygulamak.
19. Gelen tüm misafir şikayetlerini dinlemek ve hiç vakit kaybetmeden Shift Lideri / Misafir İlişkileri Sorumlusu veya  Önbüro Müdürüne iletmek.
20. Tüm nakit kasa işlemlerinden Shifti(vardiyası) boyunca sorumlu olmak ve aynı kasanın balansını sağlamak.
21. Otele giren tüm misafirlere, varsa şüpheli paket, çanta vs. gibi şeylere ve sahipsiz park etmiş arabalara karşı dikkatli olmak
22. Otelin tüm servis birimlerinin açılış, kapanış saatlerinden haberdar olmak.
23. Shift Check List’i eksiksiz uygulamak.
24. Gerektiğinde oda değişiklikleri yaparak ilgili departmanlara bilgi vermek.
25. Resepsiyon Log-Book’unu tam ve düzgün kullanmak ve teslim etmek.
26. Gelen tüm emformasyon ve yeni bilgileri Önbüro Shift Lideri ve diğer departmanlara iletmek.
27. Talep edildiği veya çalışma sırası geldiğinde gece Resepsiyon sorumluluklarını üstlenmek.
28. Gece Shifti süresince tüm gece raporlarını düzenlemek ve ilgili departmanlara dağıtılmak üzere hazır bulundurmak.
29. Önbüro Müdürünün verdiği diğer görevleri yerine getirmek.
30. Önbüro Prosedüründeki tüm iş süreçlerini eksiksiz, zamanında ve doğru olarak uygulamak.
31. Oda değişimi ve up-grade’lerin Önbüro Müdürünün kontrolüne sunmak.